Verzoek om vaststelling

Alleen voor aanvragen t/m Ronde 2015

Aan het einde van de looptijd van het project moet de aanvrager binnen drie maanden een verzoek om vaststelling van de uitkering doen. Bureau Maror-gelden stuurt hiervoor na afloop van de looptijd een herinnering toe. Als het verzoek om vaststelling niet tijdig is ontvangen wordt de subsidie eenzijdig vastgesteld, mogelijk op nihil. Dit kan betekenen dat reeds uitbetaalde voorschotten moeten worden terugbetaald.  
Stuurt u uw vaststellingsverzoek per e-mail? Let er dan op dat uw mail inclusief bijlagen niet groter is dan 40 MB, omdat onze mailserver het bericht anders niet kan ontvangen.

Een verzoek om vaststelling houdt in dat u verantwoording aflegt over het project. Dit doet u aan de hand van een goed gedocumenteerd eindverslag, dat een inhoudelijke en een financiële rapportage moet bevatten.

In de inhoudelijke rapportage worden de bereikte resultaten samengevat en vergeleken met de goed­gekeurde doelstellingen.

• Een inhoudelijke rapportage gaat (alleen) over het project, niet over uw organisatie. De rapportage moet laten zien op welke wijze invulling is gegeven aan het project, of u hebt uitgevoerd wat u van plan was en of de doelstellingen zijn bereikt. De rapportage mag beknopt zijn maar moet wel concreet en volledig zijn.
• Een inhoudelijke rapportage is altijd verplicht.

De financiële rapportage ten aanzien van aanvragen uit Ronde 2013, 2014 en 2015 maakt u op basis van het document ‘Begroting en vaststelling’. Dit bevat ten aanzien van het project per onderdeel en op een wijze dat vergelijking tussen de oorspronkelijke begroting en de realisatie daarvan mogelijk is, tenminste:

• het totaalbedrag van de door Maror verstrekte voorschotten
• de bijdragen van aanvrager zelf en van derden (eigen bijdrage en medefinanciering)
• een overzicht van de inkomsten (per bron, bijvoorbeeld deelnemersbijdragen)
• een overzicht van alle uitgaven
• goedkeurende controleverklaring van een accountant (afhankelijk van subsidiebedrag).

In het Worddocument ‘Begroting en vaststelling’ zijn door Maror de begroting en het dekkingsplan waarop de verlening is gebaseerd ingevuld; deze kolommen dienen ongewijzigd te blijven. U neemt de cijfers behorende bij de afrekening op in de rechterkolommen van het document, waarbij u minimaal de specificatie van de begroting volgt. Hierdoor ontstaat de vergelijking tussen begroting en afrekening. Het document is een bijlage bij het verleningsbesluit. U bent verplicht het document te gebruiken als uitgangspunt voor uw financiële rapportage.

Bij de financiële rapportage ten aanzien van aanvragen uit rondes voor 2013 moet u de vergelijking tussen de oorspronkelijke begroting en de realisatie zelf vormgeven met behulp van het sjabloon dat wij u toesturen.

De verplichting tot het overleggen van een goedkeurende controleverklaring van een registeraccountant of een accountant-administratieconsulent geldt voor subsidies van € 10.000 en hoger.

• De goedkeurende controleverklaring moet betrekking hebben op het project, niet op uw organisatie.
• De controleverklaring kan niet als vervanging van het formulier Begroting en Vaststelling dienen.
• Kosten verbonden aan de accountantscontrole worden gedragen door de aanvrager en kunnen bij de subsidieaanvraag voor de desbetreffende activiteit worden begroot voor maximaal € 1.250. Een verklaring van een accountant-administratieconsulent is meestal goedkoper dan die van een registeraccountant.
• Bij subsidies van € 10.000 en hoger wordt in principe geen controleverklaring gevraagd als de subsidie lager is dan € 25.000, de omvang van de activiteit maximaal € 50.000 bedraagt en de afrekening bestaat uit maximaal 3 facturen. Als de omstandigheden daartoe aanleiding geven wordt wel om een verklaring gevraagd.

In het verleningsbesluit kunt u ook nalezen waar het eindverslag aan moet voldoen.

Indien de aanvrager na de eerste herinnering geen verzoek om vaststelling doet, worden hem over het algemeen twee opties gegeven met een nieuwe termijn.

• Hij kan gemotiveerd uitstel aanvragen voor het project waarbij moet worden aangetoond dat het project is begonnen.
   
• Hij kan alsnog vaststelling aanvragen.

De subsidie wordt eenzijdig vastgesteld, mogelijk zelfs op nihil, indien de aanvrager verzoekt om uitstel maar niet aantoont dat het project is begonnen,  of als de aanvrager dit verzoek pas doet na het verstrijken van de termijn. Het bestuur kan in een dergelijk geval ook besluiten de verlening in te trekken.