Hulpfuncties
Tijdens het invullen van een aanvraag komt u verschillende hulpteksten, meldingen en andere informatieve tekens tegen. Hieronder een korte toelichting bij deze hulpfuncties:
- Als u in het formulier zit ziet u altijd onder in beeld de knoppenbalk met daarop de knoppen Opslaan, Sluiten, Afdrukken en Verzenden.
- Vragen met een sterretje zijn verplicht. Het formulier kan niet verzonden worden als deze velden niet zijn ingevuld.
- Bij sommige vragen wordt nadere uitleg gegeven. Deze staat in een blauwe balk over de volle breedte of direct onder het antwoordveld van de betreffende vraag.
- Via de knoppen in de bovenbalk ‘Subsidie: wat en hoe’ en ‘Hulp bij de aanvraag’ kunt u meer informatie en uitleg vinden. U kunt vervolgens met de backbutton van uw browser weer terug naar het formulier.
- Als u in een antwoordenveld staat ziet u daaronder een tellertje dat laat zien hoeveel ruimte u nog hebt voor uw antwoord.
- Sommige velden kunnen alleen op specifieke wijze worden ingevuld (bijvoorbeeld postcode, e-mailadres). Er kan een rood kadertje verschijnen als u iets niet goed hebt ingevuld en u kunt het formulier dan niet verzenden.
- Als u op ‘Verzenden’ klikt en niet alle vragen zijn ingevuld verschijnt boven de knoppenbalk een geel vlak met vermelding van de vraag (vragen) die nog beantwoord moet(en) worden. De betreffende vraag is dan roze gemarkeerd en/of het kadertje om het antwoordveld is rood.
Werking formulier
Is het formulier geschikt voor tablet en smartphone?
Ja, u kunt het formulier invullen op pc of laptop, tablet en smartphone.
Kan ik mijn e-mailadres voor meer dan één account gebruiken?
Aan een e-mailadres kan maar één account worden gekoppeld. Wilt u voor meerdere organisaties aanvragen indienen of kunnen meelezen, gebruik dan verschillende e-mailadressen voor de verschillende accounts.
Kan ik het e-mailadres dat bij mijn account hoort wijzigen?
Het e-mailadres dat bij het account hoort kunt u wijzigen als u bent ingelogd.
Wat is een account met bewerkrecht?
De eerste fase in het aanvraagproces is het aanmaken van een account met bewerkrecht. Ga hiervoor naar Aanmelden. Het account met bewerkrecht is het account dat u nodig hebt om de aanvraag in te dienen.
Per organisatie kan één account met bewerkrecht worden aangemaakt.
Meelezen – hoe werkt het?
Degene die namens uw organisatie beschikt over een account met bewerkrecht kan maximaal 5 meelezers toelaten. U beslist zelf wie dit zijn. Een meelezer kan aanvragen bekijken waar u op dat moment mee bezig bent, of waaraan u eerder hebt gewerkt maar die nog niet zijn ingediend. Ook aanvragen die al zijn ingediend (uit de lopende ronde en uit eerdere rondes) kan de meelezer bekijken. Een meelezer kan zelf niets veranderen aan een aanvraag. Als u bezig bent met een aanvraag en u slaat regelmatig op dan kan de meelezer de laatste versie zien als hij/zij zelf ook regelmatig zijn/haar schermt ververst. Alle meelezers kunnen tegelijk de aanvragen van ‘hun’ organisatie bekijken.
Hoe werkt het:
- Degene die beschikt over het account met bewerkrecht kan voor maximaal 5 meelezers een account aanmaken door voor hen een gebruikersnaam op te geven plus hun naam en e-mailadres.
- Aan een e-mailadres kan maar één account worden gekoppeld. U krijgt een melding als het e-mailadres dat u wilt opgeven voor een meelezer al in gebruik is.
- De meelezer ontvangt per e-mail een wachtwoord. Hij/zij kan dit wachtwoord zelf wijzigen als hij/zij inlogt.
- Degene die beschikt over het account met bewerkrecht kan het account van een meelezer ook weer verwijderen, bijvoorbeeld als de betreffende persoon niet langer actief is voor uw organisatie.
Zie ook Privacy – hoe zit het?
Kan ik meerdere subsidieaanvragen tegelijk bewerken?
Als u verschillende subsidieaanvragen – in meerdere browservensters – tegelijk heeft openstaan kan dit problemen veroorzaken bij het opslaan en/of verzenden van de aanvragen. Wij adviseren u dan ook om niet meer dan één subsidieaanvraag tegelijk te bewerken.
Kunnen meerdere personen tegelijk inloggen in hetzelfde account met bewerkrecht?
Als verschillende personen tegelijk zijn ingelogd in hetzelfde account kan dit problemen veroorzaken bij het opslaan en/of verzenden van de aanvragen. Wij adviseren u dan ook om dit niet te doen. U kunt wel meerdere personen tegelijk laten meelezen terwijl één persoon de aanvraag bewerkt.
Bijlage – hoe uploaden?
- Als een bijlage gevraagd wordt kunt u maar één stuk uploaden. Zorg dus, als u bijvoorbeeld uw statuten scant, dat u er één document van maakt.
- Gescande bijlagen die u uploadt moeten goed leesbaar zijn, ook in print.
- Om een bijlage te uploaden kunt u met de knop Bestand kiezen in het formulier zoeken in de mappen op uw eigen computer/device. Met de knop Openen selecteert u vervolgens de bijlage die u wilt uploaden.
- Geüploade bijlagen worden getoond in het formulier en worden automatisch met uw aanvraag meegezonden.
- Maximale toegestane grootte van een bijlage is 8 MB.
- Als u bijlagen (offertes) uploadt bij de begroting mogen deze samen maximaal 96 MB zijn.
- Alleen PDF/DOC/DOCX is toegestaan.
Bijlage – hoe vervangen?
Wilt u een upload vervangen door een ander document? Een eerdere upload wordt verwijderd als u een ander document uploadt op die plek in het formulier.
Begrenzing van velden: is er een maximum aantal karakters dat ik kan invullen?
De meeste velden in de formulieren Aanvraag autorisatie en Subsidieaanvraag hebben een begrenzing aan het aantal karakters dat kan worden ingevuld. U kunt dit zien aan het tellertje onder elk veld. Als het tellertje op 0 staat is het maximum bereikt en kunt u geen tekst meer toevoegen.
- Let goed op als u tekst in de velden plakt, bijvoorbeeld vanuit Word. De tekst wordt automatisch afgebroken op de plek waar het maximum is bereikt.
- Let goed op dat de tekstvelden alle informatie bevatten die u wilt.
Privacy – hoe zit het?
Account met bewerkrecht: met het account met bewerkrecht kunnen aanvragen worden aangemaakt, opgeslagen, later bewerkt en/of ingediend. Ieder die beschikt over de inloggegevens van de organisatie kan aanvragen aanmaken, eerder opgeslagen aanvragen bekijken en bewerken, aanvragen indienen en al ingediende aanvragen bekijken. Houd de inloggegevens van het account met bewerkrecht strikt geheim om misbruik te voorkomen. Het verstrekken van de inloggegevens aan medewerkers komt voor risico van een aanvrager.
Account voor meelezers: met het account voor meelezers kunnen aanvragen die u in bewerking hebt of die u eerder indiende worden bekeken. Degene binnen uw organisatie die verantwoordelijk is voor het indienen van aanvragen – de persoon met het account met bewerkrecht – kan voor maximaal 5 meelezers een account aanmaken en kan deze ook verwijderen. Het beheren van deze accounts is uw verantwoordelijkheid en komt voor uw risico. Ook meelezers moeten, omwille van uw privacy, de gebruikersnaam en het daarbij behorende wachtwoord strikt geheim houden.
Voor beiden geldt: log uit als u klaar bent om te voorkomen dat iemand die de computer na u gebruikt met uw account in de website terecht kan komen.
Voor alle accounts geldt dat zogenaamde multifactor authenticatie is ingesteld: na het invullen van gebruikersnaam en wachtwoord ontvangt men per e-mail een zescijferige code. Deze code moet men invullen om toegang te krijgen tot een account.
In welke talen kan ik de aanvraag invullen?
Gegevens kunnen uitsluitend in het Nederlands of het Engels worden ingevuld en verstrekt. In andere talen verstrekte gegevens kunnen wij niet in behandeling nemen. Dit houdt in dat ook offertes volledig Nederlands- of Engelstalig moeten zijn. Houdt u er rekening mee dat dit ook geldt voor de vervolgbehandeling van uw aanvraag.
Tussentijds opslaan: hoe werkt dat?
Formulieren kunnen tussentijds worden opgeslagen op onze server. Op die manier is het mogelijk het formulier in meerdere sessies in te vullen. Wijzigingen die u aanbrengt worden automatisch opgeslagen, dit kan soms enkele seconden duren. Als het opslaan is gelukt ziet u in de balk onderaan in groene letters staan: “Opgeslagen”. Wilt u zelf actief de aanvraag opslaan? Klik dan op ‘Opslaan’ als u nog verder wilt werken in het formulier. Als u wilt ophouden kunt u op ‘Sluiten’ klikken, het formulier wordt dan automatisch opgeslagen.
‘Opslaan’ betekent niet dat u het formulier ook verzendt. De aanvraag is pas ingediend als u op ‘Verzenden’ heeft geklikt. Als wij de aanvraag hebben ontvangen ontvangt u een bevestiging per e-mail.
Veilig uitloggen – hoe doe ik dat?
Klik op Uitloggen als u klaar bent om te voorkomen dat iemand die de computer na u gebruikt met uw account in de website terecht kan komen. Als u hierna opnieuw wilt inloggen moet u een nieuwe code invullen die wordt toegestuurd per e-mail.
Verzenden formulier: hoe werkt dat?
Met de knop ‘Verzenden’ op de balk onderaan kunt u het formulier verzenden. Verzenden is alleen mogelijk als alle verplichte velden zijn ingevuld. Hebt u nog niet alles ingevuld dan krijgt u een waarschuwing.
Het verzenden duurt eventjes. Als wij uw formulier hebben ontvangen, ontvangt u een bevestiging per e-mail met als bijlage een pdf van het formulier. Na verzending is wijzigen niet meer mogelijk.
Alle verzonden aanvragen kunt u inzien en printen als u inlogt op de site.
Wat staat er bij Mijn aanvragen?
Nadat u bent ingelogd vindt u hier alle aanvragen die u eerder indiende. Ook aanvragen die u eerder aanmaakte en hebt opgeslagen (maar nog niet verzonden) ziet u hier. U kunt deze bewerken en/of indienen of verwijderen.
U kunt hier ook een nieuwe subsidieaanvraag starten.
Hoe lang blijft mijn sessie open?
Wanneer u bent ingelogd met bewerkrecht en twee uur niet actief bent op de site, verloopt uw sessie en wordt u uitgelogd.
Waarom is er niet meer ruimte voor mijn antwoorden?
De invulvelden zijn bewust begrensd. Probeer zo kernachtig en volledig mogelijk te formuleren.
Let op: het is niet toegestaan bijlagen toe te sturen in plaats van beantwoording van vragen en/of te verwijzen naar bijlagen.
Werkt de webapplicatie onder alle browsers en op alle apparaten?
De webapplicatie werkt in alle gangbare browsers zolang deze regelmatig worden voorzien van updates.
Kan ik ook een aanvraag op papier doen?
Nee. Aanvragen kunnen uitsluitend worden ingediend door middel van het webformulier.