Aanvraagproces

U vindt op deze pagina in alfabetische volgorde informatie over het aanvraagproces.

Aanvraag

De aanvraagprocedure bestaat uit twee delen:

a.       eerst autorisatie aanvragen; dit is voor elke organisatie verplicht. Zie Aanvraag autorisatie;

b.      als u bent geautoriseerd kunt u subsidie aanvragen. Zie Aanvraag subsidie.

Aanvraag autorisatie

U heeft autorisatie nodig om subsidie te kunnen aanvragen. Vraag autorisatie aan in het jaar waarin u subsidie wilt aanvragen. De autorisatie is geldig in het kalenderjaar waarin deze is verstrekt.

Voor de aanvraag autorisatie moet de organisatie beschikken over een eigen bankrekeningnummer.

Als de aanvraag autorisatie met succes is doorlopen, is daarmee de rechtsgeldigheid van nog in te dienen subsidieaanvragen bij voorbaat geregeld. In de aanvraag autorisatie wordt ook om algemene gegevens van uw organisatie gevraagd. Als u al eens eerder autorisatie aanvroeg, kunnen sommige eerder verstrekte gegevens bij een nieuwe aanvraag vanzelf verschijnen als u met dezelfde gegevens inlogt.

Eerst vult u het formulier Aanvraag autorisatie in. Na verzending ontvangt u per e-mail een ontvangstbevestiging. (Check uw spam-map als u geen ontvangstbevestiging ontvangt.) De ontvangstbevestiging heeft als bijlagen een pdf van het door u ingevulde formulier en een handtekeningenformulier. Het handtekeningenformulier moet rechtsgeldig worden ondertekend door de tekeningbevoegde functionaris(sen) van uw organisatie en gemaild of opgestuurd naar Bureau Maror-gelden.
Na ontvangst van het ondertekende handtekeningenformulier door Bureau Maror-gelden wordt uw aanvraag voor autorisatie in behandeling genomen. Als u belanghebbende bent, de aanvraag volledig is en de ondertekening van het handtekeningenformulier rechtsgeldig verstrekken wij  de autorisatie. Wij laten u dit per mail weten; u heeft vanaf dat moment toegang tot het subsidieformulier. Dit is ook het moment dat uw organisatie door Maror wordt ingedeeld in een sector.

Als uit uw statuten blijkt dat u geen belanghebbende bent in de zin van het Uitkeringsreglement kan geen autorisatie worden verstrekt en wordt uw aanvraag geweigerd.

Houdt u er rekening mee dat het verkrijgen van autorisatie gemiddeld tot 2 weken in beslag kan nemen.

Voor de vereiste bijlagen zie Bijlagen: algemeen en Bijlagen: bij Aanvraag autorisatie.

Aanvraag subsidie

Het bericht dat u bent geautoriseerd houdt in dat u toegang hebt gekregen tot het subsidieformulier. Tegelijk met de autorisatie is uw organisatie door Maror ingedeeld in een sector. Als u de subsidieaanvraag gaat invullen ziet u de sector in het formulier vermeld.

Vul het formulier volledig en naar waarheid in en zorg dat de activiteitenbeschrijving en de begroting samen een compleet beeld geven van de activiteit.

Het formulier bestaat uit 5 hoofdstukken.

In hoofdstuk 1 geeft u o.a. de contactpersoon voor de activiteit op en het e-mailadres waarnaar wij een cc van alle correspondentie sturen. Geef hier een ander e-mailadres op dan u bij de aanvraag autorisatie opgaf als e-mailadres van de organisatie. Wij gebruiken dan beide adressen als wij met u corresponderen over uw aanvraag. Met twee verschillende adressen hebt u meer kans dat u brieven tijdig opmerkt en dus ook tijdig kunt beantwoorden.

Bij hoofdstuk 2 beschrijft u de activiteiten zo precies en volledig mogelijk.

Hoofdstuk 3 is voor de begroting en het dekkingsplan. Er zijn maximaal 30 regels beschikbaar voor de begroting (u kunt op het plusje klikken om regels toe te voegen). De begroting moet worden gespecificeerd. Voor een toelichting op het onderdeel begroting en dekkingsplan en aandachtspunten daarbij zie Begroting en dekkingsplan.

Zie ook Aandachtspunten: bij de voorbereiding van uw aanvraag op de pagina Aandachtspunten.

Zie voor de eventuele bijlagen Bijlagen: algemeen en Bijlagen: bij Aanvraag subsidie.

Voor u het formulier kunt verzenden moet u onder andere een verklaring geven over de financiële situatie van de organisatie in relatie tot de voorgenomen activiteit.

Na verzending van de subsidieaanvraag ontvangt u op het e-mailadres dat u opgaf in de aanvraag autorisatie en op het cc-e-mailadres een ontvangstbevestiging met een pdf van het door u ingevulde formulier. Bureau Maror-gelden stuurt binnen een maand een formele bevestiging van ontvangst onder vermelding van het toegekende aanvraagnummer.

Begroting en dekkingsplan

In de begroting staan de kosten van de activiteiten en de wijze waarop u de activiteiten wilt financieren (het dekkingsplan). De begroting en het
tekstuele deel van de aanvraag (hoofdstuk 2 van het formulier) moeten elkaar aanvullen zodat in samenhang een duidelijk beeld ontstaat van de activiteiten waarvoor u subsidie aanvraagt. De begroting geeft de kosten gedetailleerd weer.

• De begroting en het dekkingsplan moeten alle kosten en inkomsten bevatten met betrekking tot de activiteit.
• U moet over de geldstromen achteraf verantwoording kunnen afleggen.
• Inkomsten en uitgaven voor de activiteit moeten (rechtstreeks) via uw eigen bankrekening lopen.

Zie ook Tussenschijven bij betaling en routing medefinanciering.

De begroting bestaat uit minimaal 1 regel en maximaal 30 regels; u kunt zelf regels toevoegen door op het plusje te klikken. De begroting bestaat uit drie delen. Links vult u in wat de (hoofd)post behelst en in het midden de kosten daarvoor. Rechts, in de kolom Specificatie, moet de post inhoudelijk en cijfermatig worden gespecificeerd. Dat kan op twee manieren.

De eerste manier is het uploaden van een gespecificeerde offerte, mits het (afgeronde) offertebedrag gelijk is aan het begrote bedrag. Alleen ‘echte’ offertes (van derden) zijn toegestaan. Als de offerte niet aansluit op het begrote bedrag, of u uploadt iets wat geen offerte is, betekent dit dat de specificatie (in ieder geval voor die post) onvolledig is. Dit kan tot weigering van uw aanvraag leiden.

• Offertes moeten in het Nederlands of Engels zijn gesteld.

De tweede manier waarop u de (hoofd)post kunt specificeren is door middel van een specificatie analoog aan de voorbeelden op de pagina Begroting. De bedragen in het specificatieveld zijn dan opgeteld gelijk aan het bedrag in de kolom Kosten. Personeelskosten moeten altijd worden gespecificeerd per persoon, onder vermelding van ureninzet (fte), duur inzet en salariskosten. Zorg dat uw specificatie voldoende inzicht geeft in het aantal eenheden waarop posten zijn gebaseerd. Eenheden zijn bijvoorbeeld personen, dagen, bijeenkomsten, uren, kilometers.

Voor beide manieren van specificeren geldt dat onvoldoende specificatie tot weigering van uw aanvraag kan leiden als de aanvraag daardoor niet kan worden beoordeeld.

• Op de pagina Begroting vindt u voorbeelden van een correcte specificatie.
• Complexe begrotingen die zich niet lenen voor opname in het 30-regelige model moeten in ieder geval op hoofdonderdelen worden opgenomen. In het Opmerkingenveld dat u aantreft in het hoofdstuk Indiening onderaan het formulier kunt u melden dat er een nader gespecificeerde begroting beschikbaar is. Wij zullen die dan eventueel opvragen.

Bevestiging van ontvangst

De aanmelding van een nieuw account wordt bevestigd op het opgegeven e-mailadres.

De ontvangst van een aanvraag autorisatie wordt bevestigd op het e-mailadres van de aanvragende organisatie; dit heeft u in de aanvraag autorisatie opgegeven.

De ontvangst van een aanvraag voor subsidie wordt bevestigd op het e-mailadres van de aanvragende organisatie en het cc-adres; dit laatste heeft u in de aanvraag voor subsidie opgegeven. Een formele ontvangstbevestiging van de aanvraag onder vermelding van het aanvraagnummer wordt binnen een maand toegestuurd aan deze beide adressen.

Bewaartermijn

Aanvragen autorisatie worden bewaard tot u een nieuwe aanvraag autorisatie hebt ingediend maar uiterlijk na 3 jaar verwijderd.

Aanvragen subsidie die zijn ingetrokken of afgewezen worden minimaal een jaar bewaard en vervolgens verwijderd na 31 december. 

Aanvragen subsidie die (deels) zijn toegekend worden minimaal tot 6 weken na vaststelling  bewaard en vervolgens verwijderd na 31 december.

Bijlagen: algemeen

• Uitsluitend online verstrekte bijlagen worden in behandeling genomen (scan dus de benodigde bijlagen).
• Maximale toegestane grootte van een bijlage is 8 MB.
• Alleen PDF/DOC/DOCX is toegestaan.
• Als een bijlage nodig is kunt u maar één stuk uploaden. Zorg dus, als u bijvoorbeeld uw statuten scant, dat u er één document van maakt.
• De juistheid en relevantie van een ingediend document komt voor risico van aanvrager.
• Andere documenten dan waarom verzocht in de aanvraag of door Bureau Maror-gelden worden in principe niet in de beoordeling van de aanvraag betrokken.

Bijlagen: bij Aanvraag autorisatie

• Recent afschrift bankrekening (niet ouder dan 2 maanden) met vermelding van rekeningnummer en tenaamstelling is verplicht.
• Statuten of reglement meesturen is verplicht indien een van de volgende situaties van toepassing is:
  • u dient voor het eerst een aanvraag in bij Stichting Collectieve Maror-gelden Nederland;
  • uw statuten of reglement zijn gewijzigd sinds de laatste aanvraag bij Stichting Collectieve Maror-gelden Nederland;
  • uw organisatie stuurde Stichting Collectieve Maror-gelden Nederland in een eerdere ronde de statuten toe maar niet de gepasseerde versie.

De statuten moeten actueel en gepasseerd zijn. Gepasseerd wil zeggen: gedateerd en voorzien van handtekening notaris. Het reglement moet actueel zijn. 

Bijlagen: bij Aanvraag subsidie

Er zijn geen verplichte bijlagen. Het toesturen van offertes is optioneel.

Budget

Als het budget in uw sector op is, kunt u geen subsidieaanvraag meer starten, bewerken of indienen.
Als u eerder een subsidieaanvraag aanmaakte maar niet afrondde zult u dus geen toegang meer hebben tot dat formulier.

Aanvragen worden behandeld op volgorde van binnenkomst. Als het budget opraakt tussen het moment dat u de aanvraag indient en het moment waarop het besluit over uw aanvraag wordt genomen, wordt uw aanvraag afgewezen.

Correspondentie over de aanvraag subsidie

Maror correspondeert over de aanvraag subsidie via e-mail naar twee door u opgegeven adressen. Het adres van de organisatie geeft u op in de aanvraag autorisatie en het cc-adres in de aanvraag subsidie. Zorg dat u twee verschillende e-mailadressen opgeeft want dat vergroot de kans dat u brieven tijdig opmerkt en dus ook tijdig kunt beantwoorden.

Inlichtingen

Bij de indiening van de aanvraag gaat u ermee akkoord dat u desgevraagd en/of uit eigen beweging alle inlichtingen verstrekt die van belang kunnen zijn voor de beoordeling van de aanvraag. Als na indiening en voor u een besluit hebt ontvangen wijzigingen optreden in enige in de formulieren en/of de bijlagen genoemde gegevens verzoeken wij u per omgaande contact met ons op te nemen.

Als u een toekenning ontvangt bent u verplicht omstandigheden die van belang kunnen zijn voor een beslissing tot wijziging, intrekking of vaststelling van de uitkering zo spoedig mogelijk schriftelijk aan ons mee te delen.
Substantiële en/of wezenlijke wijziging van een activiteit waarvoor u een toekenning hebt ontvangen is niet toegestaan. Niet-substantiële en/of niet-wezenlijke wijzigingen mogen uiteraard en moeten uit de afrekening blijken.  Als u (de uitvoering van) de activiteit toch zonder toestemming substantieel en/of wezenlijk wijzigt kan dit nadelige gevolgen hebben voor de uiteindelijke hoogte van de uitkering. U zou dan namelijk een activiteit uitvoeren waarover het bestuur zich niet vooraf heeft kunnen uitspreken.

Looptijd activiteiten

De standaard duur van een activiteit is maximaal 1 jaar. In geval van activiteiten waarvoor minder dan € 5.000,00  subsidie wordt gevraagd, kan het bestuur een langere duur toelaten. Ook als uit de onderbouwing in de aanvraag blijkt dat een langere duur gezien de aard van de activiteit noodzakelijk is, kan het bestuur anders beslissen. De duur is in deze gevallen echter nooit meer dan 3 jaar.

Met de duur wordt de tijd bedoeld die u nodig hebt om de activiteit te organiseren (voorbereiden) en uit te voeren. U geeft de duur op in de aanvraag.

Ook de begindatum geeft u op in de aanvraag. U mag van start gaan als u het verleningsbesluit hebt ontvangen. U zit niet helemaal vast aan de in de aanvraag opgegeven begindatum, maar hebt speling: binnen 4 maanden na de datum van het verleningsbesluit moet u zijn begonnen.

Op basis van de datum waarop u uiteindelijk begint en de duur die u in de aanvraag opgaf wordt de looptijd bepaald. Daarmee ligt ook de einddatum vast. Op de einddatum moet de activiteit zijn afgerond.

De kosten die u maakt moeten binnen de looptijd vallen.

Het wijzigen van de looptijd van de activiteit is niet mogelijk.

Zie ook Wanneer aanvragen en beginperiode.

Taal

Gegevens mogen worden ingevuld en verstrekt in het Nederlands of in het Engels. In andere talen verstrekte gegevens kunnen wij niet verwerken. Dit houdt in dat ook offertes volledig Nederlands- of Engelstalig moeten zijn. Houdt u er rekening mee dat dit ook geldt voor de vervolgbehandeling van uw aanvraag.

Tussenschijven bij betaling en routing medefinanciering

• Tussenschijven bij betaling

Maror hanteert als regel dat betalingen aan derden bij grote voorkeur rechtstreeks door een aanvrager aan de betreffende derde(n) worden gedaan. Dit bevordert de transparantie en maakt de verantwoordingstaak die een aanvrager heeft ten aanzien van de besteding van de subsidie optimaal mogelijk. Als een gevolg kan ook Maror de verstrekte subsidie verantwoorden, wat een noodzakelijke voorwaarde is. In voorkomende gevallen kan het bestuur, desgevraagd, toestaan dat maximaal via één tussenschijf betalingen worden gedaan. Meerdere tussenschijven zullen zonder meer worden afgewezen. Daarbij moet een aanvrager zich realiseren dat hij het is die de subsidie van Maror ontvangt waardoor hij ook verantwoordelijk is voor de besteding van de verkregen subsidie en het afleggen van de verantwoording daarover bij een vaststellingverzoek (de afrekening). Met eventuele belemmerende omstandigheden ten aanzien daarvan die worden veroorzaakt door de door aanvrager ingeschakelde tussenschijf of derde, kan het bestuur geen rekening houden. Als dit betekent dat de aanvrager bij een vaststellingsverzoek (of tussentijdse controle) onvoldoende inzicht kan geven in de situatie waardoor ook niet vast te stellen is of de subsidie correct (conform verleningsbesluit) is besteed, kan dit dan ook tot een negatief vaststellingbesluit leiden. Als uit de informatie bij de aanvraag al onduidelijk is of een en ander transparant zal worden uitgevoerd, kan dit leiden tot een afwijzing van de aanvraag. Aanvragers worden geacht zich bewust te zijn van dit risico als zij gebruik willen maken van maximaal één tussenschijf.

• Routing medefinanciering

Het bestuur hanteert ten aanzien van door aanvragers verkregen medefinanciering door derden voor een activiteit als regel dat die medefinanciering rechtstreeks aan een aanvrager wordt betaald. Dit bevordert de transparantie en maakt de verantwoordingstaak die een aanvrager heeft ten aanzien van de activiteit en de dekking daarvan optimaal mogelijk. Als een gevolg kan ook Maror de verstrekte subsidie verantwoorden, wat een noodzakelijke voorwaarde is. Maror verstrekt alleen subsidie als daartoe financiële noodzaak is (en de activiteit overigens voldoet aan de vereisten uit het Uitkeringsreglement en het Beleidsplan). Onduidelijkheid over de medefinanciering en dus de dekking en omvang van een activiteit kan daaraan in de weg staan en leiden tot een negatieve beoordeling. Daarbij moet een aanvrager zich realiseren dat hij het is die de subsidie van Maror ontvangt waardoor hij ook verantwoordelijk is voor het afleggen van verantwoording over de activiteit en de dekking daarvan bij een vaststellingverzoek. Wanneer aanvragers medefinanciering niet rechtstreeks ontvangen of deze rechtstreeks laten toekomen aan derden (cateraar, zaalverhuurder e.d.) en dit betekent dat de aanvrager bij een vaststellingsverzoek (of tussentijdse controle) onvoldoende inzicht kan geven in de situatie waardoor ook niet vast te stellen is wat de omvang van de activiteiten is, welke medefinanciering er is verkregen en/of de subsidie correct (conform verleningsbesluit) is besteed, kan dit dan ook tot een negatief vaststellingbesluit leiden. Als uit de informatie bij de aanvraag al onduidelijk is of een en ander transparant zal worden uitgevoerd, kan dit leiden tot een afwijzing van de aanvraag. Aanvragers worden geacht zich bewust te zijn van dit risico.

Voedingskosten

Voedingskosten worden kritisch bekeken. Het bestuur vindt voedingskosten acceptabel als het gaat om een gangbaar onderdeel bij een activiteit (je komt niet bij elkaar om te eten, maar je eet omdat je vanwege de activiteit nogal wat tijd bij elkaar bent) én het niet de boventoon voert op de begroting.

Bij de beoordeling van voedingskosten wordt ook meegenomen wat deelnemers bijdragen en in hoeverre er dekking aanwezig is voor deze kosten. 

Door het indienen van een aanvraag verklaart u bekend te zijn met het Uitkeringsreglement van de stichting en met het Beleidsplan. De stukken kunt u vinden op deze site. Ook de overige informatie op deze site wordt door indiening bekend verondersteld.