Aan het einde van de looptijd van de activiteit moet u binnen drie maanden een verzoek om vaststelling van de uitkering doen. Dit houdt in dat u verantwoording aflegt over de activiteit. Bureau Maror-gelden stuurt hiervoor na afloop van de looptijd één herinnering toe. Als het verzoek om vaststelling niet tijdig is ontvangen wordt de subsidie eenzijdig vastgesteld, mogelijk op nihil. Dit kan betekenen dat al uitbetaalde voorschotten moeten worden terugbetaald. Het bestuur kan ook besluiten de verlening in te trekken. Zie ook Vaststelling uitkering.
Stuurt u uw vaststellingsverzoek per e-mail? Let er dan op dat uw mail inclusief bijlagen niet groter is dan 40 MB, omdat onze mailserver het bericht anders niet kan ontvangen.
In 2026 is de procedure om vaststelling aan te vragen aangepast en deels vereenvoudigd. U hoeft minder stukken in te sturen dan voorheen. Als uw vaststellingsverzoek onvolledig is vragen wij u maximaal één keer om dit aan te vullen. Daarna gaan wij over tot vaststelling. Als op dat moment stukken ontbreken wordt een standaardkorting toegepast afhankelijk van wat ontbreekt.
Als er aanleiding toe is kan Maror behalve de standaardstukken aanvullende stukken opvragen.
Subsidie tot € 10.000
Als de subsidie lager dan € 10.000 is gebruikt u om vaststelling aan te vragen het formulier ‘Verzoek vaststelling subsidies tot € 10.000’. Dit is een bijlage bij het verleningsbesluit. U hoeft daarbij geen stukken in te sturen. Echter, Maror controleert afrekeningen zonder accountantsverklaring steekproefsgewijs. Als een vaststellingsverzoek in deze steekproef valt, zal Maror u op dat moment een formulier Begroting en Vaststelling toesturen en u vragen dit in te vullen en samen met alle facturen en betaalbewijzen binnen de gegeven termijn in te sturen. Ook moet u dan een inhoudelijk verslag kunnen insturen.
Subsidie vanaf € 10.000
Als de subsidie € 10.000 of hoger is vraagt u vaststelling aan aan de hand van een goed gedocumenteerd eindverslag, dat een inhoudelijke en een financiële rapportage moet bevatten. Kijkt u ook na in het verleningsbesluit welke stukken u op grond van voorwaarden en verplichtingen (nog) moet insturen.
De inhoudelijke rapportage moet laten zien op welke wijze invulling is gegeven aan de activiteit, of u hebt uitgevoerd wat u van plan was en of de doelstellingen zijn bereikt. U laat ook weten hoe u publiciteit hebt gegeven aan het feit dat de activiteit mede met steun van Maror tot stand is gekomen. De rapportage mag beknopt zijn maar moet wel concreet en volledig zijn.
De financiële rapportage, die u maakt op basis van het formulier ‘Begroting en vaststelling’ (een Worddocument), bevat ten aanzien van de activiteit per onderdeel en op een wijze dat vergelijking tussen de oorspronkelijke begroting en de realisatie daarvan mogelijk is, tenminste:
- een overzicht van alle uitgaven
- het totaalbedrag van de door Maror verstrekte voorschotten
- de bijdragen van de aanvrager zelf en van derden (eigen bijdrage en medefinanciering)
- een overzicht van de inkomsten (per bron, bijvoorbeeld deelnemersbijdragen).
In het formulier ‘Begroting en vaststelling’ zijn door Maror de begroting en het dekkingsplan waarop de verlening is gebaseerd ingevuld. De tekst en cijfers in de drie linker kolommen mag u nooit wijzigen. U neemt de cijfers behorende bij de afrekening op in de rechterkolommen van het document: in de kolom Verantwoording en de kolom Verantwoording/specificatie. De specificatie van de verantwoording moet aansluiten op de specificatie bij begroting. Als er weinig of geen specificatie bij begroting was, specificeert u zo goed mogelijk. Maror moet aan de specificatie kunnen zien hoe de kosten tot stand zijn gekomen.
Door het volledig invullen van de rechterkolommen ontstaat de vergelijking tussen begroting en afrekening. Het is verplicht om de specificatie in het formulier in te vullen en u mag niet in plaats daarvan verwijzen naar bijlagen. Het formulier is een bijlage bij het verleningsbesluit. U bent verplicht het formulier te gebruiken als uitgangspunt voor uw financiële rapportage.
Het formulier Begroting en Vaststelling moet worden geaccordeerd door de controlerend accountant.
Onderdeel van de financiële rapportage is ook de verplichte goedkeurende controleverklaring van een registeraccountant of een accountant-administratieconsulent.
- De goedkeurende controleverklaring moet betrekking hebben op de activiteit(en), niet op uw organisatie.
- De accountant vermeldt in de controleverklaring welke kosten zijn gemoeid met de uitvoering van de gesubsidieerde activiteit.
- U verstrekt de brief ‘looptijd’ aan de controlerend accountant. Deze brief heeft Maror u toegestuurd nadat u de begindatum hebt gemeld.
- De controleverklaring kan niet als vervanging van het formulier Begroting en Vaststelling dienen.
- Kosten verbonden aan de accountantscontrole worden gedragen door de aanvrager en kunnen bij de subsidieaanvraag voor de desbetreffende activiteit worden begroot voor maximaal € 1.250.
Controleer of degene die u inhuurt bevoegd is om de controleverklaring af te geven.
Een verklaring van een accountant-administratieconsulent is meestal goedkoper dan die van een registeraccountant.
In het tweede deel van het verleningsbesluit kunt u ook nalezen waar het vaststellingsverzoek aan moet voldoen.
U kunt binnen termijn eenmaal uitstel vragen voor het indienen van het vaststellingsverzoek. Het standaard uitstel is 2 maanden. Na verlening van het uitstel ontvangt u geen herinnering meer om vaststelling aan te vragen.